Cette charte détaille l'ensemble des protocoles appliqués par l'association EPONA POLOCROSSE pour le traitement et la sécurisation des données individuelles récoltées au cours de ses activités d'utilité publique.

Section I : Collecte et Finalités des Données Personnelles

1.1 Nature des Données Recueillies Directement

L'association EPONA POLOCROSSE, dans le cadre strict de son fonctionnement statutaire sans but lucratif, est amenée à traiter des données à caractère personnel fournies de plein gré par ses adhérents bénévoles, ses donateurs institutionnels, et les familles des bénéficiaires de nos cycles d'initiation équestre collectifs. Ces données incluent exclusivement : les noms, prénoms, coordonnées de contact (adresses postales et électroniques, numéros de téléphone), dates de naissance des mineurs accueillis (nécessaires à l'affectation des licences sportives), et coordonnées administratives de facturation pour les contributions bénévoles.

Aucune donnée personnelle n'est collectée de manière indirecte ou insidieuse à l'insu des utilisateurs de notre portail. L'ensemble de ces informations fait l'objet d'un recueil formel par le biais de formulaires imprimés lors de l'inscription physique ou via les modules de saisie sécurisés du siège social situé à Sarrola-Carcopino.

1.2 Objectifs d'Intérêt Général et Non Marchands

Les données personnelles collectées par notre structure sont utilisées de façon exclusive pour des finalités d'intérêt général, conformes à notre objet statutaire de promotion du polocrosse et du sport équestre solidaire. Ces objectifs comprennent : la gestion administrative des inscriptions scolaires, la souscription des licences auprès des fédérations sportives agréées par l'État, l'organisation logistique des séances et des transports gratuits, l'envoi de lettres d'information institutionnelles (bulletins officiels de l'association, assemblées générales), et la production d'analyses statistiques désintéressées d'utilité publique.

L'association refuse de manière absolue d'utiliser ces données pour des fins d'analyse commerciale, de profilage marketing ciblé ou d'opérations promotionnelles à caractère lucratif.

Section II : Cadre de Non-Commercialisation et de Transparence

2.1 Absence Totale de Vente ou Transfert Commercial

Fidèle à son engagement déontologique, EPONA POLOCROSSE applique une politique d'interdiction absolue concernant l'exploitation marchande des bases de données de l'association. Les informations personnelles de nos utilisateurs ne sont jamais louées, échangées, vendues ou cédées à des entreprises privées, des régies publicitaires ou des courtiers en données à des fins promotionnelles ou de démarchage commercial.

L'accès aux données personnelles au sein de l'association est strictement réservé aux membres bénévoles habilités du Conseil d'Administration et aux directeurs pédagogiques en charge des programmes de terrain. Tout sous-traitant technique éventuel (hébergeur web, service d'envoi de courriers administratifs) est lié par des clauses de confidentialité rigoureuses interdisant toute utilisation des données à des fins propres.

2.2 Communication Administrative et Institutionnelle

Les seules communications de l'association adressées aux adhérents concernent la gestion opérationnelle de nos activités sportives et le respect de nos jalons statutaires (convoquations aux assemblées générales, bilans d'éco-responsabilité, rapports d'activité). L'utilisateur dispose à tout moment d'une procédure simplifiée pour restreindre ou suspendre ces envois administratifs.

Section III : Droits des Utilisateurs et Sécurité de l'Hébergement

3.1 Application de la Réglementation RGPD

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi "Informatique et Libertés" de la République Française, l'ensemble des personnes concernées par nos traitements bénéficie de droits inaliénables sur leurs informations personnelles. Ces droits comprennent : le droit d'accès aux fichiers, le droit de rectification des données inexactes, le droit à l'effacement définitif ("droit à l'oubli"), le droit de limitation des traitements et le droit de portabilité des données d'utilité publique.

Toute demande d'exercice de ces droits s'effectue sans aucun frais et de manière directe en contactant notre secrétariat général à l'adresse électronique suivante : jijuasr@gmail.com. L'association s'engage réglementairement à répondre sous un délai maximal de trente jours à compter de la réception de la demande écrite.

Section IV : Administration, Cookies et Gouvernance Statutaire

4.1 Politique Relative aux Traceurs et Cookies

Le portail documentaire d'EPONA POLOCROSSE applique une politique sobre et protectrice de la vie privée concernant l'utilisation de traceurs et de cookies. Notre site n'utilise aucun cookie publicitaire de tiers, aucun widget de suivi comportemental commercial ou de profilage à des fins de ciblage publicitaire. Les seuls cookies déposés sur le terminal de l'utilisateur sont des cookies purement techniques et fonctionnels indispensables à la navigation sur notre portail (gestion de session, maintien de la langue d'affichage) ou à la réalisation de statistiques de fréquentation anonymisées.

Les données de trafic récoltées de manière anonyme servent exclusivement à évaluer la visibilité de nos rapports d'utilité publique et à optimiser l'accessibilité ergonomique du site. Elles ne sont jamais croisées avec d'autres fichiers de données à caractère personnel.